Wir optimieren das Check-in-Erlebnis für unsere Mitglieder! 👍 Um den Zugang in deinem Studio zu beschleunigen und den administrativen Aufwand für dich und dein Team zu minimieren, stellen wir von physischen QR-Codes auf das neue, standortbasierte Smart Check-in-System um.
Für eine reibungslose Umstellung wird der QR-Code Check-in übergangsweise noch für einige Wochen verfügbar sein. Sobald das Feature live ist, werden wir alle Partner entsprechend informieren.
Ablauf eines Standard-Besuchs (Walk-in)
Ablauf eines Standard-Besuchs (Walk-in)
Der Check-in erfolgt für das Mitglied in vier einfachen Schritten direkt bei dir vor Ort:
Das Mitglied kommt an deinem Standort an.
Das Mitglied öffnet die Wellpass App und tippt unten auf den Reiter „Check-in“.
Die App erkennt den Standort; das Mitglied wählt dein Studio auf der Karte aus.
Das Mitglied zeigt deinem Personal den Bestätigungsbildschirm am Empfang vor. 👍
Check-in für gebuchte Kurse
Check-in für gebuchte Kurse
Sollte ein Mitglied vorab einen Platz in einem Kurs reserviert haben, ist der Ablauf wie folgt:
Das Mitglied erscheint rechtzeitig bei dir im Studio.
In der App navigiert es zu „Sessions“ ➡️ „Meine Buchungen“.
Dort wird der entsprechende Kurs ausgewählt und der Button „Check-in“ geklickt.
Das Mitglied zeigt den Bestätigungsbildschirm deinem Personal vor Ort. 👍
💡 Ablösung des QR-Code-Check-ins💡
💡 Ablösung des QR-Code-Check-ins💡
Um den Check-in-Prozess zu vereinheitlichen, werden physische QR-Codes schrittweise abgeschafft. ➡️ Vorteil für dich: Du musst keine Aufsteller oder Poster mit QR-Codes mehr in deinem Studio vorhalten oder bei Beschädigung austauschen.
💡 Hinweis: Während einer Übergangsphase bleibt die QR-Code-Funktion parallel aktiv. Solange ein Mitglied den Code bei dir noch scannen kann, ist diese Methode weiterhin gültig. 😊
Voraussetzungen für den Smart Check-in via GPS
Voraussetzungen für den Smart Check-in via GPS
Damit der Check-in bei dir reibungslos funktioniert, müssen die Mitglieder folgende Bedingungen erfüllen:
Standortfreigabe: Die Wellpass App benötigt in den Smartphone-Einstellungen Zugriff auf den Standort (Einstellung: „Beim Verwenden der App“ oder „Immer“).
Datenschutz und Standortverarbeitung: Der Standort des Wellpass-Mitglieds wird von Wellpass ausschließlich anlassbezogen zum Zeitpunkt des Check-ins verarbeitet, um zu prüfen, ob sich das Mitglied in räumlicher Nähe zur Trainingsstätte befindet. Dies dient der einfachen und verlässlichen Durchführung des Check-ins sowie dem Schutz vor missbräuchlichen Check-ins.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), insbesondere zur Sicherstellung eines fairen und missbrauchsresistenten Systems.
Eine darüberhinausgehende Nutzung erfolgt nicht. Standortdaten werden nicht dauerhaft gespeichert, nicht protokolliert und nicht zur Erstellung von Bewegungsprofilen verwendet. Ein kontinuierliches Tracking findet nicht statt.
Mitglieder können der Verarbeitung natürlich jederzeit gegenüber Wellpass widersprechen und stattdessen alternative Check-in Möglichkeiten nutzen.
💡 Hinweis für Studios:
Zusätzlich stehen – abhängig von deinem Studio – weitere Check-in Möglichkeiten zur Verfügung, z. B. über bestehende Schnittstellen oder RFID-basierte Lösungen (z. B. Armband oder Chipkarte).
Darüber hinaus können Check-ins bei technischen Problemen oder in Einzelfällen von Mitgliedern, die ihren Standort nicht freigeben bzw. widersprechen, auch über unser digitales Check-in-Formular erfasst und zur Validierung an Wellpass übermittelt werden.
Sollte also ein Mitglied dazu Rückfragen haben oder die Standortfreigabe nicht aktivieren wollen:
erläutere kurz den Zweck (siehe oben, temporäre Verifizierung vor Ort, keine dauerhafte Speicherung)
weise darauf hin, dass alternative Check-in Möglichkeiten bestehen
führe bei Bedarf den manuellen Check-in via digitalem Check-in Formular durch
vermeide es, die Mitglieder zur Standortfreigabe zu drängen
verweise die Mitglieder bei weitergehenden Fragen gerne an den Wellpass Support.
Fehlerbehebung: Was tun, wenn der Button fehlt?
Fehlerbehebung: Was tun, wenn der Button fehlt?
💡 Falls ein Mitglied vor Ort ist, der Smart Check-in-Button aber nicht erscheint, liegt dies meist an einer ungenauen GPS-Aktualisierung des Smartphones.
➡️ Lösung: Weise das Mitglied an, das QR-Code-Symbol (Scanner-Button) auf dem Check-in-Bildschirm zu nutzen. Als Backup kann während der Übergangsphase der vorhandene QR-Code in deinem Studio wie gewohnt gescannt werden.
💡Sollte auch dies nicht möglich sein, kann der Check-in über das digitale Check-in-Formular durch das Studio erfasst und an Wellpass zur Validierung übermittelt werden.
Besonderheiten bei Outdoor-Aktivitäten
Besonderheiten bei Outdoor-Aktivitäten
💡 Wenn du Kurse im Freien anbietest, die zu einem Indoor-Studio gehören: Bitte die Mitglieder, zuerst an der physischen Adresse deines Studios einzuchecken, bevor sie sich zum Treffpunkt begeben.
➡️ Handelt es sich bei dir um einen reinen Outdoor-Standort, checken die Mitglieder einfach direkt bei Ankunft an der bei uns hinterlegten Adresse ein. 👍
Besonderheiten bei Studios mit Check-in Schnittstelle
Besonderheiten bei Studios mit Check-in Schnittstelle
Wenn du bereits eine Check-in Schnittstelle mit uns nutzt, verändert sich für dich nichts. Die Check-in Schnittstelle funktioniert wie gewohnt.
Bei Problemen mit der Verknüpfung kann natürlich gerne auf den Smart Check-in als Check-in Alternative ausgewichen werden.