Firmenportal und Verwaltung der Mitgliedschaften

Zur Mitgliederverwaltung kannst du dich unter folgendem Link mit deiner Firmenemailadresse und dem festgelegten Passwort anmelden: app.egym-wellpass.com/login

In der Mitgliederverwaltung werden alle bald startenden, aktiven und inaktiven Mitgliedschaften der Mitarbeitenden aufgelistet.

Diese kannst du dir zusammen oder getrennt anzeigen lassen und als CSV Datei herunterladen.

💡Als interne Ansprechpersonen mit Zugang zur Mitgliederverwaltung hast du nach dem Anmeldeschluss (in der Regel der 20. des Monats) die Aufgabe, die angemeldeten Mitglieder auf ihre Teilnahmeberechtigung zu überprüfen. Hierbei musst du die Mitgliedschaften jedoch nicht explizit “genehmigen”, sondern gegebenenfalls nur unberechtigte Mitgliedschaften beenden oder stornieren. Dies kannst du unter dem Button "Mitgliedschaft beenden" vornehmen.

💡Jeden Monat um den 21. erhältst du von uns eine Erinnerungs-E-Mail zu diesem Zweck. Eventuelle Anpassungen und Korrekturen kannst du immer bis einschließlich zum 25. des Monats im Portal vornehmen.

💡Bitte beachte, dass du keine extra Benachrichtigung bei neuen An- und Abmeldungen der Mitarbeitenden erhältst.

1. Auf Wunsch des Mitarbeitenden:
Mitglieder können ihre Mitgliedschaft selbständig immer bis zum 15. des jeweiligen Monats zum Ende des Monats unter egym-wellpass.com/kuendigung/ kündigen.

💡Sollte ein Mitarbeitender die Kündigungsfrist versäumt haben, kann die Mitgliedschaft noch bis einschließlich 25. des Monats über die Mitgliederverwaltung beendet werden.

​2. Beenden einer aktiven Mitgliedschaft:
Ist ein Mitarbeitender ab dem Folgemonat nicht mehr teilnahmeberechtigt, kann die Mitgliedschaft bis einschließlich 25. des Vormonats im Portal beendet werden. Gründe hierfür sind z. B. das Ende des Beschäftigungsverhältnisses.

​3. Stornierung einer Mitgliedschaft (vor Beginn):
Mitgliedschaften von Mitarbeitenden, die nicht teilnahmeberechtigt sind und den Status “Beginnt bald” haben, können auch vor dessen Beginn bis einschließlich 25. des Monats mit sofortiger Wirkung storniert werden. Hierfür nutzen Sie ebenfalls den Button “Mitgliedschaft beenden” und hinterlegen als Kündigungsgrund die “Stornierung der Mitgliedschaft”.

Sobald du eine Mitgliedschaft im Firmenportal beendest, wird das Mitglied automatisch per E-Mail über die Kündigung informiert. Das Mitglied erhält die Nachricht an die bei EGYM Wellpass hinterlegte E-Mail-Adresse.

Bei einer Doppelanmeldung (z.B. durch Tippfehler bei der Anmeldung) kannst du eine Mitgliedschaft zum Ende des aktuellen Monats beenden, sodass im Folgemonat lediglich eine Mitgliedschaft aktiv ist, sollte sie bereits gestartet sein.

💡Eine Mitgliedschaft mit Startdatum in der Zukunft kann noch vor Beginn storniert werden.

Damit die Mitgliedschaft mit der korrekten Emailadresse aktiv bleibt, kannst du uns auch die gewünschte E-Mail des Mitglieds unter [email protected] mitteilen, sodass wir die Mitgliedschaft mit den falschen Daten entfernen.

Zusatzinformationen wie die Personalnummer kannst du in der Mitgliederverwaltung editieren.

Weitere Daten wie den Vornamen, Nachnamen oder das Geburtsdatum können nicht verändert werden.

Teile uns Änderungen die nicht die Zusatzinformationen betreffen bitte per E-Mail unter [email protected] bis zum 25. des Monats mit. Wir nehmen die Änderungen anschließen für dich vor.

💡Mitglieder können Ihre Daten auch selbstständig unter folgendem Link mit ihren Wellpass Login Daten anpassen: https://www.egym.com/mvc/login

Ja, auf eurer firmenspezifischen Anmeldeseite können wir eine zusätzliche Abfrage innerhalb des Anmeldeprozesses für die Mitarbeitenden einfügen. Dies kann beispielsweise die Abfrage einer Personalnummer oder einer Dienst-E-Mail-Adresse sein, um die Teilnahmeberechtigung der Mitarbeitenden besser zu verwalten. Diese Angabe kann entweder in ein Freitextfeld eingegeben werden oder es kann eine spezifische Validierungsregel (z.B. Personalnummer muss 6-stellig sein) hinterlegt werden. Ist eine Validierungsregel hinterlegt wird bei Abweichungen (z.B. 7-stellig anstatt 6-stellig) die Anmeldung verhindert.

💡Bei eventuellen Tipp- oder Rechtschreibfehlern kannst du die vom Mitglied eingegebenen Zusatzinformationen über die Mitgliederverwaltung bearbeiten und korrigieren.

Wenn du die Admin Rolle in der Mitgliederverwaltung besitzt, kannst du über den Button "Hinzufügen" oben rechts unter den Firmeneinstellungen neue Zugänge erstellen.

Du kannst über den kleinen Stift, existierende Ansprechpartner bearbeiten. Zum Beispiel kannst du Editors zum Admin machen, neue Zugänge erstellen oder auch Rechte für die Mitgliederverwaltung entfernen.

Editors können die Mitgliederverwaltung sehen und bearbeiten aber keine weiteren Zugänge erstellen oder entfernen.

💡Wenn du der einzige Admin bist, kannst du deinen Zugang nicht selbst entfernen. Der letzte Zugang kann nur über EGYM Wellpass entfernt werden.

Wende dich an den bisherigen Ansprechpartner deiner Firma. Dieser kann, wenn er Admin ist, anderen Personen einen Zugang über den Button "Hinzufügen" oben rechts in den Firmeneinstellungen der Mitgliederverwaltung erstellen.